Karriere bei AZUKO
Damit Weiterbildung gut funktioniert
Eine erfolgreiche Weiterbildung braucht nicht nur gute Inhalte und engagierte Dozierende. Ebenso wichtig sind klare Abläufe, vollständige Unterlagen und eine verlässliche Ansprechperson für alle organisatorischen Fragen.
Als Mitarbeiter:in in der Teilnehmerbetreuung hältst du diese Fäden zusammen. Du begleitest unsere Teilnehmenden vom ersten Kurstag bis zum Abschluss, unterstützt unsere Dozierenden bei organisatorischen Anliegen und sorgst dafür, dass Informationen, Zugänge und Dokumente zur richtigen Zeit bereitstehen.
Die Stelle im Überblick
Weiterbildungen zuverlässig begleiten
Als Mitarbeiter:in in der Teilnehmerbetreuung bist du eine zentrale Ansprechperson für unsere Teilnehmenden und Dozierenden.
Du begleitest die organisatorischen Abläufe rund um unsere Weiterbildungen: von der Vorbereitung und dem Onboarding über die laufende Betreuung bis zum Abschluss. Dabei sorgst du dafür, dass Zugänge, Unterlagen und Informationen vollständig vorliegen und auftretende Fragen schnell bei der richtigen Stelle landen.
Du verbindest persönliche Kommunikation mit sorgfältiger Verwaltung und trägst dazu bei, dass sich unsere Teilnehmenden gut orientieren und auf das Lernen konzentrieren können.
Beschäftigungsart
Festanstellung
Umfang
20 bis 40 Stunden pro Woche
Arbeitsort
Vollständig remote
Beginn
Nach Vereinbarung
Arbeitszeiten
Flexibel nach Abstimmung und unter Berücksichtigung der Kurs- und Servicezeiten
Vergütung
Nach Vereinbarung
Deine Rolle bei AZuKo
Das sind deine Aufgaben
Du sorgst dafür, dass unsere Weiterbildungen organisatorisch gut vorbereitet sind und während der gesamten Laufzeit zuverlässig begleitet werden.
- Du begleitest die Teilnehmenden vom Onboarding bis zum Abschluss ihrer Weiterbildung.
- Du beantwortest organisatorische Fragen und leitest fachliche oder technische Anliegen an die zuständigen Personen weiter.
- Du bereitest Onboarding-Termine vor und führst die Teilnehmenden in Abläufe, Lernplattformen und Kommunikationswege ein.
- Du richtest Zugänge zu Lern- und Kommunikationstools ein und behältst im Blick, ob alle benötigten Berechtigungen vorliegen.
- Du arbeitest bei technischen Problemen mit unserem internen oder externen Support zusammen.
- Du pflegst Teilnehmendendaten, Kursinformationen und erforderliche Dokumente sorgfältig in den eingesetzten Systemen.
- Du kontrollierst, ob Verträge, Förderunterlagen und weitere Nachweise vollständig vorliegen.
- Du dokumentierst Anwesenheiten und behältst wichtige Fristen sowie den organisatorischen Kursverlauf im Blick.
- Du erstellst Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate und weitere kursbezogene Dokumente.
- Du organisierst bei Bedarf Lernmaterialien, Literatur oder weitere Arbeitsmittel.
- Du bist für unsere Dozierenden die erste Ansprechperson bei organisatorischen Fragen und Besonderheiten im Kursverlauf.
- Du koordinierst bei Verlängerungen, Unterbrechungen oder vorzeitigen Beendigungen die erforderlichen Informationen und Unterlagen.
- Du nimmst Rückmeldungen der Teilnehmenden auf, bearbeitest organisatorische Probleme und hilfst dabei, passende Lösungen zu finden.
- Du unterstützt bei der Anlage und Pflege von Weiterbildungen, Kursplänen und Coaching-Angeboten in unseren Verwaltungs- und Qualitätssicherungssystemen.
- Du stimmst dich eng mit Beratung, Lehre und Geschäftsführung ab.
Das bringst du mit
Organisationstalent und Freude an der Arbeit mit Menschen
Für diese Aufgabe brauchst du keine klassische Laufbahn im Bildungsbereich. Wichtiger sind uns eine sorgfältige Arbeitsweise, gute Kommunikation und die Bereitschaft, dich in unsere Abläufe und Systeme einzuarbeiten.
Anforderungen
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
- Freude an Organisation, Kommunikation und serviceorientierter Betreuung
- ein freundliches und souveränes Auftreten gegenüber Teilnehmenden, Dozierenden und externen Ansprechpersonen
- eine strukturierte, gewissenhafte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- ein gutes Auge für Details, Fristen und vollständige Unterlagen
- die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Anliegen den Überblick zu behalten
- ein sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und die Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten
- klare und verständliche Kommunikation per E-Mail, Telefon und Videokonferenz
- Verlässlichkeit und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Daten
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wünschenswert
- Erfahrung in der Teilnehmerbetreuung, Bildungsorganisation oder Kursverwaltung
- Kenntnisse im Umfeld der geförderten beruflichen Weiterbildung
- Erfahrung mit den Anforderungen der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung
- Erfahrung mit Lernmanagementsystemen, Kursverwaltung oder digitalen Bildungsplattformen
- Kenntnisse in der Kommunikation mit Agenturen für Arbeit, Jobcentern oder anderen Kostenträgern
- Erfahrung im Vertrags- oder Dokumentenmanagement
- Routine in der Erstellung von Bescheinigungen, Zertifikaten und Auswertungen
Vielleicht bringst du noch nicht alle Kenntnisse aus dem Bildungsbereich mit, kannst dich aber schnell in neue Abläufe einarbeiten und hast Freude daran, Menschen zuverlässig zu begleiten. Dann freuen wir uns ebenfalls über deine Bewerbung.
Persönlich und gut organisiert
So arbeitest du in der Teilnehmerbetreuung bei AZuKo
Du hältst die Fäden zusammen
In der Teilnehmerbetreuung treffen viele Informationen, Fragen und organisatorische Aufgaben zusammen. Du sorgst dafür, dass daraus klare Abläufe entstehen und niemand mit seinem Anliegen alleinbleibt.
Persönliche Begleitung
Du begegnest unseren Teilnehmenden freundlich, respektvoll und auf Augenhöhe. Auch wenn eine Frage für dich alltäglich ist, kann sie für die betreffende Person gerade wichtig oder verunsichernd sein.
Verlässliche Abläufe
Du arbeitest sorgfältig mit Unterlagen, Fristen und Kursdaten. Damit trägst du dazu bei, dass unsere Weiterbildungen nachvollziehbar dokumentiert und organisatorisch sauber durchgeführt werden.
Klare Kommunikation
Du gibst Informationen verständlich weiter und sorgst dafür, dass Teilnehmende, Dozierende und Kolleg:innen wissen, was als Nächstes zu tun ist.
Eigenständiges Arbeiten
Viele Aufgaben kannst du selbstständig organisieren und priorisieren. Bei besonderen Fällen oder offenen Entscheidungen holst du frühzeitig die passenden Personen dazu.
Lösungs-orientiertes Handeln
Nicht immer läuft alles wie geplant. Du bleibst ruhig, klärst die Situation und suchst gemeinsam mit den Beteiligten nach einer praktikablen Lösung.
Enge Zusammenarbeit
Du arbeitest mit unseren Dozierenden, der Beratung und weiteren internen sowie externen Ansprechpersonen zusammen. Dabei helfen dir kurze Kommunikationswege und klare Zuständigkeiten.
Wir suchen eine Person, die Organisation nicht als reine Verwaltung versteht, sondern als wichtigen Bestandteil eines guten Bildungserlebnisses. Mit deiner Arbeit schaffst du Verlässlichkeit und gibst unseren Teilnehmenden die Sicherheit, sich auf ihre Weiterbildung konzentrieren zu können.
